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Subsistema de Control Estratégico
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Dificultades
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EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
* Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, El manual de ética no ha sido revisado desde el año 2010.
* Desarrollo del Talento Humano, Aunque existió en el año 2008, una resolución de incentivos para ser aplicada en la vigencia 2009, a esta no se le dio cumplimiento y en las vigencias posteriores no hay evidencias de incentivos para los servidores publicos del Inciva.
EN EL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
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* Planes y programas: El plan de acción institucional no se encuentra consolidado, solo existen planes de acción por centros operativos.
* Modelo de operación por procesos. Aunque muchos de los procesos ya revisaron y actualizaron sus caracterizaciones, todavía hay un pequeño porcentaje que está pendiente de hacerlo.
* Estructura Organizacional. No se evidencian dificultades
EN EL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.
* Durante el último año se ha presentado rotación del personal que lidera los procesos en la Institución y no se han revisado ni actualizado los riesgos en los diferentes procesos.
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Avances
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EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL SE PRESENTAN LOS SIGUIENTES AVANCES:
* Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, desde la implementación del modelo estándar de control interno en el Instituto para la Investigación – INCIVA, existe el documento identificado con el código 010.13.07.08.45 denominado Manual de Ética, revisado y ajustado en el año 2010 que se encuentra en la versión 1.
* Desarrollo del Talento Humano, En la institución existe el manual específico de funciones, el plan de Capacitación, programa de bienestar social.
* Estilo de Dirección: El documento que describe el estilo de dirección del representante legal de la institución se encuentra actualizado.
EN EL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
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* Planes y programas: En la institución se sigue trabajando con el plan estratégico planteado para los años 2008-2011 y el POAI, establecido para cada año.
* Modelo de operación por procesos. Se encuentran identificados todos los procesos y cada uno de ellos cuenta con sus respectivas caracterizaciones.
* Estructura Organizacional. La estructura organizacional esta debidamente adoptada en la institución desde el año 2009
EN EL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.
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* Se están realizando capacitaciones al personal de la Institución para que puedan realizar en sus procesos, la identificación, la valoración y la mitigación de riesgos.
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Subsistema de Control de Gestión
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Dificultades
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EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
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* Políticas de operación, dada la constante rotación de personal, dicha políticas no han sido lo suficientemente difundidas entre los líderes de los procesos y por lo tanto su aplicación no se ha realizado al 100%
* Procedimientos, cada uno de los procesos cuenta con sus respectivos procedimientos los cuales deben ser revisados y actualizados para mejor comprensión y utilización por parte de los funcionarios públicos de la institución.
* Controles, los controles se indican en cada uno de los procedimientos, se requiere para una mejor comprensión y utilización efectuar el diagnostico de los puntos de control a partir de la actualización del mapa de riesgos institucional.
* Indicadores se rinde informe de indicadores cada cuatro meses pero se evidencia que los mismos requieren de ser verificados para evaluar su pertinencia en cada uno de los procesos.
* Manual de procedimientos poca socialización del manual de calidad por la rotación de personal
EN EL COMPONENTE INFORMACION
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* Información Primaria y Secundaria aunque se cuenta con un sistema de ventanilla única, el personal que la opera no cuenta con la capacitación suficiente para el mejor aprovechamiento del aplicativo.
* Sistemas de Información aunque la institución ha invertido y se ha preocupado por mejorar los sistemas de información con la adquisición de software que permita integralidad de la información que maneja, hace falta la adecuación de la red interna que permita la optimización y aprovechamiento de dicha herramienta.
EN EL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
* Comunicación organizacional: No se evidencian dificultades en este componente.
* Comunicación informativa: No se evidencian dificultades en este componente.
* Medios de Comunicación: La dificultad que se ha presentado en este componente ha sido la estreches presupuestal que no ha permitido la continuidad de iniciativas importantes como el programa de televisión donde se divulgaban las actividades del Instituto.
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Avances
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EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
* Políticas de operación, Se encuentran establecidas las políticas de operación por procesos.
* Procedimientos, Todos los procesos han documentado sus respectivos procedimientos, igualmente se han documentado los seis(6) procesos obligatorios de la Norma NTCGP-1000-2009
* Controles, Se han establecido los controles requeridos en cada proceso, Adicionalmente se ha implementado un software permitiendo el control en tiempo real de la venta de boletería en dos centros operativos de la Institución.
* Indicadores: Acogiendo la cultura del autocontrol los líderes de los diferentes procesos, rinden cada cuatro meses los indicadores del proceso a Asesor de control Interno de la institución.
* Manual de procedimientos: Se encuentra debidamente documentado el manual de procedimientos y de calidad en la Institución.
EN EL COMPONENTE INFORMACION
* Información Primaria y Secundaria. Cada uno de los procesos ha adelantado un trabajo que consiste en identificar los proveedores y los clientes de la información que es allegada a cada área.
* Sistemas de Información: Este ha sido uno de los elementos que ha tenido mayor avance, debido al interés de la Dirección en modernizar la plataforma tecnológica de la Institución, con la adquisición de equipos y software que permitan optimizar el que hacer institucional.
EN EL COMPONETE COMUNICACIÓN PÚBLICA
* Comunicación organizacional: Están definidos los canales de comunicación organizacional, y se han definido los comités para tratar los diferentes temas ej. (Comité técnico, Comité coordinador de Control Interno, Comité de archivo y otros).
* Comunicación informativa: Las informaciones se transmiten mediante actos administrativos y circulares a todos los estamentos de la organización y con los grupos de interés a través de comunicaciones e informes.
* Medios de Comunicación: En la actualidad se utilizan herramientas como la pagina Web de la institución, comunicados de prensa y se está adelantando gestiones para revivir el programa de televisión en alianza con otras instituciones.
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Subsistema de Control de Evaluación
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Dificultades
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EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION
* Autoevaluación del control: Una de las herramientas para realizar la autoevaluación al sistema de control interno es la encuesta que se presenta a la DAFP cada año y para la vigencia 2010 este informe no fue presentado por la tanto la institución no cuenta con una calificación en el momento.
* Autoevaluación de la gestión Cada proceso presenta los indicadores de su gestión y actividades mostrando su cumplimiento o incumplimiento en los mismos, pero los resultados mostrados, positivos o no, no tienen incidencia en el cumplimiento del objetivo misional de la institución.
EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION INDEPENDIENTE
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* Evaluación del sistema de control interno no se ha realizado en la presente vigencia debido a que durante este año la institución a contado con tres (3) asesores de control interno impidiendo la continuidad de las actividades del proceso
* Auditoria Interna: Los informes derivados de las auditorias realizadas no se presentaron en los tiempos previstos debido a la inexperiencia de algunos auditores
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
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* No se presentan dificultades.
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Avances
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EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION
* Autoevaluación del control El asesor de control interno con el acompañamiento de algunos funcionarios de la institución, prepararon la aplicación de una herramienta interna para realizar la autoevaluación durante la vigencia 2012
* Autoevaluación de la gestión El asesor de control interno está realizando jornadas de capacitación con el objetivo de sensibilizar a los funcionarios sobre la revisión y adaptación de los indicadores de gestión para que estos sean más efectivos y contribuyan con los objetivos del proceso y por ende de la institución.
EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION INDEPENDIENTE
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* Evaluación del sistema de control interno se tienen todos lo insumos para realizar la autoevaluación y al mismo tiempo presentar esta información.
* Auditoria Interna Se realizó jornadas de capacitación con el equipo de auditores internos fortaleciendo los conocimientos basados en la norma ISO 19011, igualmente se realizo la auditoría interna correspondiente a la vigencia 2011 y en la actualidad se tienen suscritos planes de mejoramiento derivados de esta auditoría.
EN EL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
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* Se están presentando los informes indicando los avances del plan de mejoramiento suscrito con la Controlaría Departamental en los tiempos establecidos por ellos.
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Estado general del Sistema de Control Interno
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El Modelos Estándar de control interno en términos generales se encuentra en un buen nivel de desarrollo pero presenta falencias y requiere de mejorar en aspectos como la Administración de los riesgos en cuanto a su identificación, análisis, valoración y políticas.
Se presento como una dificultad en la vigencia 2011, una alta rotación de funcionarios en varias áreas de la entidad (incluyendo control interno) generando un impacto negativo en el cumplimiento de objetivos.
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Recomendaciones
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Se deben realizar procesos de reinduccion y capacitación a los funcionarios en temas de MECI y SGC para reforzar y fortalecer como un todo el sistema integrado de gestión y la cultura del autocontrol, autogestión y autoevaluación.
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Firma
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