Inciva: Instituto para la Investigación y la Preservación del Patrimonio Cultural y Natural del Valle del Cauca

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO -  LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces:

JORGE MARIO ORTIZ OBANDO

Período evaluado:  ENERO A OCTUBRE 2011

Fecha de elaboración: NOVIEMBRE 10 2011

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

• EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

·          Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, El manual de ética no ha sido revisado desde el año 2010.

·          Desarrollo del Talento Humano, Aunque existe desde el año 2008, una resolución de Incentivos no se ha realizado la aplicación de esta.

EN EL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

·          Planes y programas: El plan de acción institucional no se encuentra consolidado, solo existen planes de acción por centros operativos.

·          Modelo de operación por procesos. Aunque muchos de los procesos ya revisaron y actualizaron sus caracterizaciones, todavía hay un pequeño porcentaje que esta pendiente de hacerlo.

·          Estructura Organizacional. No se evidencian dificultades 

• EN EL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.

·          Durante el ultimo año se ha presentado rotación de personal que lidera los procesos en la Institución y no se han revisado ni actualizado los riesgos en los diferentes procesos.

Avances

•EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL SE PRESENTAN LOS SIGUIENTES AVANCES:

·          Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, desde la implementación del modelo  estándar de control interno en el Instituto para la Investigación – INCIVA, existe el documento identificado con el código 010.13.07.08.45  denominado Manual de Ética, revisado y ajustado en el año 2010 y se encuentra en la versión 1.

·          Desarrollo del Talento Humano, En la institución existe el manual especifico de funciones, el plan de Capacitación, programa de bienestar social.

·          Estilo de Dirección: El documento que describe el estilo de dirección del representante legal de la institución se encuentra actualizado.

EN EL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

·          Planes y programas: En la institución se sigue trabajando con el plan estratégico planteado para los años 2008-2011 y el POAI, establecido para cada año.

·          Modelo de operación por procesos. Se encuentran identificados todos los procesos y cada uno de ellos cuenta con sus respectivas caracterizaciones.

·          Estructura Organizacional.  La estructura organizacional esta debidamente adoptada en la institución desde el año 2009

EN EL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO.

·          Se están realizando capacitaciones al personal de la Institución para que puedan realizar en sus procesos, la identificación, la valoración y la mitigación de riesgos.

Subsistema de Control de Gestión

Dificultades

EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

·          Políticas de operación, dada la constante rotación de personal, dicha políticas no han sido lo suficientemente difundidas entre los lideres de los procesos y por lo tanto su aplicación no se ha realizado al 100%

·          Procedimientos,  cada uno de los procesos cuenta con sus respectivos procedimientos los cuales deben ser revisados y actualizados para mejor comprensión y utilización por parte de los funcionarios públicos de la institución.

·          Controles, los controles se indican en cada uno de los procedimientos, se requiere para una mejor comprensión y utilización efectuar el diagnostico de los puntos de control a partir de la actualización del mapa de riesgos institucional.

·          Indicadores se rinde informe de indicadores cada cuatro meses pero se evidencia que los mismos requieren de ser verificados para evaluar su pertinencia en cada uno de los procesos.

·          Manual de procedimientos poca socialización del manual de calidad por la rotación de personal

EN EL COMPONENTE INFORMACION

·          Información Primaria y Secundaria aunque se cuenta con un sistema de ventanilla única, el personal que la opera no cuenta con la capacitación suficiente para el mejor aprovechamiento del aplicativo.

·          Sistemas de Información aunque la institución ha invertido y se ha preocupado por mejorar los sistemas de información con la adquisición de software que permita integralidad de la información que maneja, hace falta la adecuación de la red interna que permita la optimización y aprovechamiento de dicha herramienta.  

EN EL COMPONETE COMUNICACIÓN PÚBLICA

·          Comunicación organizacional: No se evidencian dificultades en este componente.

·          Comunicación informativa: No se evidencian dificultades en este componente.

·          Medios de Comunicación: La dificultad que se ha presentado en este componente ha sido la estreches presupuestal que no ha permitido la continuidad de iniciativas importantes como el programa de televisión donde se divulgaban las actividades del Instituto.

Avances

EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

·          Políticas de operación, Se encuentran establecidas las políticas de operación por procesos.

·          Procedimientos,  Todos los procesos han documentado sus respectivos procedimientos, igualmente se han documentado los seis(6) procesos obligatorios de la Norma NTCGP-1000-2009

·          Controles, Se han establecido los controles requeridos en cada proceso, en la actualidad se esta avanzando en la implementación de un software que permita el control en tiempo real de la venta de boletería en los centros operativos de la Institución.

·          Indicadores : Acogiendo la cultura del autocontrol los lideres de los diferentes procesos, rinden cada cuatro meses los indicadores del proceso a Asesor de control Interno de la institución.

·          Manual de procedimientos : Se encuentra debidamente documentado el manual de procedimientos y de calidad en la Institución.

EN EL COMPONENTE INFORMACION

·          Información Primaria y Secundaria . Cada uno de los procesos ha adelantado un trabajo que consiste en identificar los proveedores y los clientes de la información que es allegada a cada área.

·          Sistemas de Información : Este ha sido uno de los elementos que ha tenido mayor avance, debido al interés de la Dirección en modernizar la plataforma tecnológica de la Institución, con la adquisición de equipos y software  que permitan optimizar el que hacer institucional.

EN EL COMPONETE COMUNICACIÓN PÚBLICA

·          Comunicación organizacional: Están definidos los canales de comunicación organizacional, y se han definido los comités para tratar los diferentes temas ej. (Comité técnico, Comité coordinador de Control Interno, Comité de archivo y otros).

·          Comunicación informativa: Las informaciones se transmiten mediante actos administrativos y circulares a todos los estamentos de la organización y cono los grupos de interés a través de comunicaciones e informes.

·          Medios de Comunicación: En la actualidad se utilizan herramientas como la pagina Web de la institución, comunicados de prensa y en la actualidad se esta adelantando gestiones para revivir el programa de televisión en alianza con otras instituciones.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades

EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION

·          Autoevaluación del control :Una de las herramientas para realizar la autoevaluación al sistema de control interno es la encuesta que se presenta a la DAFP cada año y para la vigencia 2010 este informe no fue presentado por la tanto la institución no cuenta con una calificación en el momento.

·          Autoevaluación de la gestión Cada proceso presenta los indicadores de su gestión y actividades mostrando su cumplimiento o incumplimiento en los mismos, pero los resultados mostrados, positivos o no, no tienen incidencia en el cumplimiento del objetivo misional de la institución.  

EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION INDEPENDIENTE

·          Evaluación del sistema de control interno no se ha realizado en la presente vigencia debido a que durante este año la institución a contado con tres (3) asesores de control interno impidiendo la continuidad de las actividades del proceso

·          Auditoria Interna La auditoria a realizar en la fecha programada en el plan de auditorias no se realizo en las fechas establecidas.

EN EL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

·          No se presentan dificultades.

Avances

EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION

·          Autoevaluación del control El asesor de control interno con el acompañamiento de algunos funcionarios de la institución esta preparando la aplicación de una herramienta interna par realizar la autoevaluación al sistema de control interno cuyos resultados espera tener a diciembre de 2011

·          Autoevaluación de la gestión El asesor de control interno esta realizando jornadas de capacitación con el objetivo de sensibilizar a los funcionarios sobre la revisión y adaptación de los indicadores de gestión para que estos sean mas efectivos y  contribuyan con los objetivos del proceso y por ende de la institución.

EN EL COMPONENTE AUTOEVALUACION INDEPENDIENTE

·          Evaluación del sistema de control interno Como se cito anteriormente se esta trabajando para que al 31 de diciembre de 2011 podamos contar con una calificación interna derivada de la aplicación de una encuesta al personal de la institución.

·          Auditoria Interna Se realizaron jornadas de capacitación con el equipo de auditores internos fortaleciendo los conocimientos basados en la norma ISO 19011, igualmente se realizo la auditoria interna correspondiente a la vigencia 2011 y en la actualidad se adelanta la elaboración del plan de mejoramiento derivado de esta auditoria.

EN EL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

·          Se están presentando los informes indicando los avances del plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental en los tiempos establecidos por ellos.

Estado general del Sistema de Control Interno

A juicio del asesor de Control Interno, La Institución se encuentra en el nivel medio  de la implementación  del Sistema de control Interno.

Recomendaciones

Se evidencia que las ultimas dos vigencia fiscales ha habido una alta rotación de funcionarios generando un impacto negativo en el cumplimiento de los objetivos del área de control interno

Realizar Capacitación a los funcionarios en MECI y SGC para reforzar y fortalecer la cultura del autocontrol, autogestión y autoevaluación de acuerdo con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005

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